Introduction à la facturation

 

Interface commune


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Le logiciel de facturation contient 3 bases de données, accessible par le biais des boutons suivants :

Base de données des clients: c'est la base "centrale" du logiciel, elle enregistre toutes les données de vos clients, avec notamment les différents articles nécessaire pour l'élaboration du bordereau de fin d'année.

Base de données des articles: elle comportent les différents articles disponibles. Ils seront repris lors de la création des factures.

Base de données des factures : elle est utilisée pour créer les factures à proprement dit pour chaque client.

La liste déroulante comportant l'intitulé "Par numéros" permet de sélectionner l'accès désiré. (En l'occurence, il s'agit de toutes les fiches, classées par leur N°).


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  1. Ces flêches permettent de naviguer parmis les fiches affichées.

  2. Ces options ont pour but de rechercher une fiche selon un critère de recherche. Une fois le critère de recherche défini, il est possible de naviguer parmis toutes les fiches répondant à ce critère.

  3. Le logiciel permet d'ajouter (+) et de supprimer (-) des fiches ainsi que de valider (√) ou annuler (×) les modifications effectuées sur celles-ci.

Base des clients


  1. La partie client permet de renseigner toutes les informations relatives à l'habitant. Ce sont principalement des informations de contact.

  2. Les champs figurant dans l'encadré rouge doivent impérativement être remplis.

  3. La partie sur les impôts et taxes permet de préparer le bordereau de fin d'année.

  4. Ces champs permettent d'enregistrer les relevés pour la facturation de l'eau.

  5. Cette partie permet, le cas échéant, de saisir les informations pour le téléréseau.

Base des factures


  1. Ce bouton permet de permuter l'état de la facture. Ainsi, le type de la facture peut être une facture ou une facture "provisoire". La différence est qu'une facture "provisoire" ne pourra pas être comptabilisée (par conséquent, elle ne sera pas non plus acquittée).

  2. Ce bouton affiche une liste des débiteurs à une date donnée.

  3. La mise à jour de la facture permet de réinitialiser la facture. Ceci doit être utilisé avec prudence et uniquement lors de la duplication de fiches.

  4. L'action "Intérêt" permet de calculer les intérêts courus en cas de facture impayée. Le taux appliqué est déterminé dans les paramètres de base.

  5. Il est possible de considérer une facture comme payée, même si le montant n'a pas été totalement réglé. Dans ce cas, le solde est comptabilisé comme un escompte.

  6. Le solde de la facture est payé exactement. Cela a pour conséquence d'ajouter un paiement par CCP à la date du jour avec comme montant le solde dû. Ceci est utilisé lorsque la facture a bien été réglée par le client.

  7. La date de l'écriture finale est utilisée lorsque la facture n'a pas été totalement payée et que le solde est considéré comme un escompte. Dans ce cas l'escompte est compabilisé à cette date.

Base des articles


  1.  Le code permet de regrouper les articles. Ceci permet de créer des catégories d'articles. Cette rubrique est optionnelle.

  2. La désignation de l'article correspond à l'intitulé de l'article.

  3. Cette rubrique est utilisée pour représenter l'unité utilisée pour quantifier l'article.

  4. Le nombre par défaut est le nombre d'unité qui est utilisé par défaut lors de l'ajout d'une ligne dans la facture.

  5. Ceci correspond au prix d'une unité de l'article.

  6. Le compte est le numéro du compte utilisé pour comptabiliser une écriture dont l'article fait l'objet.

 

 


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